NIR (nota intrare receptie): ce este si ce informatii contine

NIR-ul sau nota de receptie si constatare de diferente este un document de receptie a bunurilor aprovizionate si, in acelasi timp, un act justificativ pentru incarcarea in gestiune. Documentul se intocmeste in momentul receptionarii marfii sosite in depozit. Citind in continuare, poti afla care este scopul NIR-ului, cum se intocmeste, ce informatii trebuie sa contina si cum circula acesta.

• Cadru legislativ
• La ce foloseste NIR
• Cand se foloseste ca document de receptie
• Cum se intocmeste
• Ce informatii trebuie sa contina
• Circulatia NIR
• Model de NIR

Cadru legislativ

Intocmirea notei de receptie este reglementata prin Anexa nr. 2 la Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 2634/2015. Acest document mentioneaza rolul notei de receptie, cazurile care cer folosirea NIR-ului, precum si cateva situatii particulare.

La ce foloseste NIR

NIR-ul are mai multe obiective:

• Document justificativ pentru receptia bunurilor aprovizionate;
• Document justificativ pentru incarcarea in gestiune;
• Act ce poate fi folosit ca proba in litigiile cu furnizorii si carausii, pentru diferentele constatate in momentul receptiei;
• Document justificativ pentru inregistrarea in contabilitate.

Cand se foloseste ca document de receptie

Nota de receptie se foloseste ca document distinct de receptie in cazul:

• Bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau intr-un aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
• Bunurilor materiale primite in vederea pastrarii sau prelucrarii sau spre custodie;
• Bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
• Bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
• Bunurilor materiale care prezinta diferente in momentul receptiei;
• Marfurilor intrate in gestiune, a caror evidenta se tine la pretul de vanzare cu amanuntul sau angro.

In lipsa intocmirii NIR-ului, firma risca amenda din partea ANAF.

Cum se intocmeste

Nota de receptie (NIR) se intocmeste la sosirea marfurilor de la furnizor si la intrarea lor in gestiunea firmei. De asemenea, NIR-ul trebuie completat pe baza facturilor sau a avizului de insotire a marfii. Documentul este intocmit in doua exemplare, conform legislatiei in vigoare. Mai mult, nota de receptie trebuie completata la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe masura ce se efectueaza receptia.

Daca existe diferente la receptie, nota de receptie trebuie intocmita in trei exemplare, de comisia de receptie constituita legal. In acest caz, entitatile trebuie sa stabileasca ce informatii vor fi inscrise in nota de receptie si cum se vor constata diferentele. Doar in aceasta situatie se completeaza informatiile de pe verso-ul notei de receptie. Pe verso pot exista detalii referitoare la valoarea constatata in plus sau in minus, care sunt persoanele care au facut receptia si alte mentiuni de la caz la caz.

Daca bunurile sosesc in transe, este necesara intocmirea unui formular pentru fiecare transa in parte, care se anexeaza la factura sau la avizul de insotire a marfii.

Ce informatii trebuie sa contina

O nota de receptie trebuie sa contina urmatoarele elemente:

• Denumirea unitatii;
• Denumirea, numarul si data intocmirii documentului;
• Numarul facturii sau al avizului de insotire a marfii;
• Numarul curent;
• Denumirea marfii receptionate;
• U/M;
• Cantitatea, conform documentelor doveditoare;
• Pretul unitar;
• Numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie;
• Data primirii in gestiune si semnatura gestionarului.

In plus, daca exista diferente la receptie, se vor mai trece si urmatoarele informatii:

• Pretul la achizitie al cantitatii receptionate;
• Adaosul comercial unitar si total;
• Pretul de achizitie unitar la care se adauga adaosul comercial;
• Valoarea la pret de vanzare inclusiv TVA.

Alte diferente apar in cazul notei de receptie la un depozit angro fata de NIR-ul in cazul unui magazin cu desfacere cu amanuntul.

Astfel, in cazul depozitului angro, se completeaza urmatoarele:

• crt.;
• Denumirea sortimentului;
• UM (unitatea de masura);
• Cantitatea;
• Pretul pe bucata fara TVA;
• Valoarea;
• TVA;
• Valoarea totala.

In cazul magazinelor cu desfacere cu amanuntul, se trec si:

• Pretul de achizitie;
• Adaosul;
• Pretul de vanzare (trebuie sa fie identic cu pretul de vanzare de la raft/vitrina).

In situatia in care nu se inscriu date valorice in NIR, este obligatoriu ca aceste informatii sa se regaseasca intr-un alt document justificativ, care va fi inregistrat in contabilitate.

Circulatia NIR

Nota de receptie circula:

• La gestiune, pentru a incarca in gestiune bunurile materiale receptionate. Aici ajung toate exemplarele de NIR;
• La compartimentul financiar-contabil, pentru a intocmi formele privind lichidarea diferentelor constatate si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata documentelor de livrare (factura sau aviz de insotire a marfii). Si aici ajung toate exemplarele de NIR;
• La unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3) pentru a comunica lipsurile descoperite.

Model de NIR

Nota de receptie este necesara pentru orice marfa intrata pe stoc in firma. Importante sunt atat existenta sa, cat si semnarea documentului in momentul receptiei. De asemenea, nota de receptie te va ajuta sa constati daca exista anumite probleme cu un furnizor si va fi o dovada ca firma ta este in legalitate in ceea ce priveste tranzactiile de marfuri.

Sursa foto: Shutterstock