Cum ajuta „robotii software” la automatizarea proceselor de salarizare

La baza oricarei companii mari stau operatiuni si sarcini repetitive, precum e-mailuri standardizate, rapoarte, facturi sau chiar procesul de salarizare. De curand insa, din ce in ce mai multi executivi incearca sa demareze transformarea digitala a companiei lor prin implementarea tehnologiei RPA.

Despre avantajele acestei tehnologii vom discuta in randurile urmatoare.

• Ce este RPA

• Cum functioneaza sistemul RPA

• Automatizarea proceselor de HR

• Care sunt avantajele automatizarii

• Riscurile RPA

• Importanta automatizarii si impactul pe termen lung

Ce este RPA

 RPA - acronimul sintagmei robotic process automation - este o tehnologie bazata pe inteligenta artificiala, creata pentru a executa rapid diverse procese de front office sau back office, cu scopul de a economisi timp pentru angajati si resurse pentru angajatori.

 Automatizarea inseamna, practic, introducerea unui robot software, care este apoi „invatat” sa indeplineasca taskuri asemenea unui om, dar cu o eficienta sporita.

 Dezvoltarea RPA-ului a inceput odata cu screen scraping - tehnologie folosita pentru a copia vizual anumite programe vechi si a le emula in aplicatii noi. RPA este insa o tehnologie mult evoluata, care poate fi implementata cu usurinta in procesele de business.

 Departe de a fi niste programe abstracte, robotii folosesc spatii de lucru virtuale, unde indeplinesc automatizarea sarcinilor folosind un mouse si o tastatura, la fel ca oamenii. Nu e de mirare ca cei care folosesc acesti roboti (sau, mai degraba, cei care ii invata) ajung sa ii considere mai degraba fiinte decat programe.

Cum functioneaza sistemul RPA

 Asa cum am aratat, robotii sunt capabili sa execute actiuni intreprinse pana de curand doar de oameni. Printre acestea se numara:

• logarea in diverse aplicatii
• mutarea fisierelor si a folderelor
• mutarea datelor folosind copy & paste
• completarea unor formulare
• extragerea informatiei din documente

 Datele obtinute sunt apoi salvate intr-un singur loc, pentru a fi usor de accesat. De asemenea, robotii pot in continuare sa foloseasca tehnologia de scraping pentru a emula aplicatii sau pentru a obtine date direct din browser de pe site-urile web.

Automatizarea proceselor de HR

Printre departamentele care pot profita cel mai mult de pe urma tehnologiei RPA se numara cele de resurse umane. Desi sarcina principala a personalului HR este de a aduce talent nou in companie, in realitate, fiecare nou angajat inseamna o serie de documente si o munca stufoasa si repetitiva pentru completarea lor.

 Un robot software poate prelua sarcini precum:

• generarea documentelor
• salarizarea
• completarea registrelor si a bazelor de date
• anumite aspecte ale managementului si trainingul angajatilor
• evaluarea performantelor angajatilor

  Multe departamente de resurse umane folosesc deja platforme precum colorful.hr pentru a se ocupa de astfel de aspecte, astfel incat specialistii HR sa isi dedice timpul recrutarii oamenilor talentati si potriviti , evaluarii si motivarii acestora In vederea cresterii productivitatii companiilor.

Care sunt avantajele automatizarii

 Cel mai evident avantaj al muncii depuse de roboti este faptul ca este lipsita de posibilele erori umane. Astfel, toate sarcinile sunt indeplinite mult mai eficient, dar si mai rapid, ceea ce se traduce intr-o productivitate crescuta.

 Costurile de salarizare pot fi si ele reduse, deoarece robotii sunt achizitionati o singura data. Conform linkedin.com, constul unui RPA poate varia intre 5.000 si 15.000 de dolari. Software-ul poate fi usor de implementat si este, de obicei, administrat de conducerea companiei, cu ajutorul departamentului de IT.

Riscurile RPA

 Cea mai mare temere legata de automatizare este posibilitatea ca aceasta tehnologie sa inlocuiasca anumite joburi. Desi posibilitatea pare foarte reala, majoritatea angajatorilor consideraca robotii vor fi folositi doar pentru a creste productivitatea, in timp ce angajatilor le vor fi repartizate sarcinile mai creative sau interpersonale.

 Totusi, este important ca angajatorii sa nu se grabeasca sa achizitioneze roboti pana nu stiu exact in ce scop ii vor folosi si ce departament are cea mai mare nevoie de automatizare. Abia dupa o perioada de testare si dupa o analizare atenta a rezultatelor putem vorbi despre o automatizare a unei companiei.

 Foarte importanta este si integrarea robotului cu software-ul existent. De exemplu, majoritatea actiunilor sunt facute intr-un sistem de operare (precum Windows) sau interactioneaza direct cu softul de salarizare. Daca sistemul trece printr-un upgrade, atunci este posibil sa apara nereguli in procesul automat.

Importanta automatizarii si impactul pe termen lung

Asa cum am mentionat deja, automatizarea reprezinta una dintre etapele cele mai importante din transformarea digitala a unei companii. Asta inseamna ca in viitor RPA-ul va fi un standard in business, iar in prezent este o metoda care faciliteaza dezvoltarea continua.

Automatizarea poate fi rapid implementata, crescand astfel competitivitatea unei organizatii. Desi robotii ameninta sa inlocuiasca joburile unor oameni, printr-o reorganizare eficienta ei pot face joburile din departamentele in care sunt implementati mai putin repetitive si mai placute. Astfel, multi angajati umani vor incepe sa accepte robotii ca membri ai echipei.