Procedura de acces in Reges-online

În data de 09 mai 2025, a fost publicat în Monitorul Oficial nr. 430, Ordinul nr. 1107/2025 - Procedura de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE.

Potrivit Ordinului nr.1107/2025, au obligația de a constitui și accesa Registrul general de evidență a salariaților – REGES ONLINE, denumit în continuare Registru, de a completa și transmite în acesta elementele contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestuia, denumite în continuare date, următoarele categorii de angajatori:

a) persoane fizice sau juridice de drept privat;

b) instituţii/autorităţi publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;

c) misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate în România, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.

Noii angajatori sau cei care nu au înființat și transmis Revisal la data de 31 martie 2025 vor utiliza exclusiv Reges-Online.

Angajatorii pot desemna unul sau mai mulți salariați proprii prin decizie scrisă pentru completarea și transmiterea datelor în Registru sau pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori specializați.

Angajatorii care au contractat serviciul de completare și transmitere a Registrului au obligația de a completa și transmite în acesta, utilizând opțiunea “Delegare”, următoarele date:

a) datele de identificare ale prestatorului – CUI/CIF, denumire prestator;

b) data încheierii contractului de prestări servicii;

c) data de început a prestării de servicii;

d) durata contractului de prestări servicii;

e) data încetării contractului de prestări servicii.

Transmiterea acestor date se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv, încetării contractului de prestări servicii.

În cazul în care, pentru înfiinţarea, completarea şi transmiterea Registrului, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elementele/datele obligatorii care sunt publicate pe portalul reges.inspectiamuncii.ro.

Accesul angajatorilor la aplicaţia REGES ONLINE se face individual, după cum urmează:

a) prin utilizarea identităţii digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicaţia RoeID;

b) prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condiţiile Legii nr. 214/2024;

c) prin obţinerea aprobării unei solicitări de activare a contului, până la obţinerea accesului conform lit. a) sau b), dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghişeu, în baza identificării vizuale şi verificării cărţii de identitate a solicitantului.

Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:

a) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor înregistraţi la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calităţii solicitantului;

b) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor neînregistraţi la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;

c) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciţi semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adiţional la acesta din care rezultă obligaţia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;

d) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;

e) pentru reprezentanţii legali şi împuterniciţii angajatorilor prevăzuţi de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului.

Angajatorii au obligația să se înregistreze în noul sistem informatic, în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii nr.295/2025, până pe 30 septembrie 2025.

Angajatorii care au transmis date în Registru anterior datei intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 pot transmite în continuare fişiere generate din aplicaţia Revisal, atât online, cât şi la ghişeele inspectoratului teritorial de muncă, doar până la data înregistrării în platforma REGES-ONLINE, fără a depăşi termenul de 6 luni (30 septembrie 2025).

Începând cu data de 9 mai, când a intrat în vigoare Procedura de access Reges-online, se sistează operaţiunile de eliberare a numelui de utilizator şi parolei pentru transmiterea fişierelor generate din aplicaţia Revisal şi serviciile de recuperare informaţii în vederea refacerii bazei de date Revisal, angajatorii având posibilitatea utilizării noului sistem REGES-ONLINE.