Legea 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public

În data de 19 decembrie 2022, a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 1218,Legea nr.361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

Legea 361/2022 se aplică companiilor, organizațiilor și autorităților guvernamentale care operează în Uniunea Europeană și au peste 50 de angajați, și unități administrativ-teritoriale cu peste 10.000 de locuitori. Legea se aplică și companiilor care activează în domenii precum cel bancar, de investiții, finanțare participativă, domeniul petrolier, al asigurărilor sau serviciilor de plată, indiferent de numărul de angajați pe care îl au.

Legea privind avertizorii de integritate se aplică persoanelor care au obținut informații despre încălcări ale legislației într-un context profesional, salariaților, persoanelor care desfășoară acitivități independente, acționarilor societății, voluntarilor și stagiarilor, dar și foștilor salariați sau persoanelor care fac raportări, chiar și anonime, legate de încălcări ale legii de care au aflat în timpul recrutării sau negocierilor precontractuale.

Conform acestei Legi, noțiunea de “încălcări ale legii” reprezintă fapte care constau într-o acțiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc domenii cum ar fi: achiziţiile publice; serviciile, produsele şi pieţele financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului; siguranţa şi conformitatea produselor; siguranţa transportului; protecţia mediului; protecţia radiologică şi siguranţa nucleară; siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor; sănătatea publică; protecţia consumatorilor; protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice, cât și încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale UE, iar sintagma “informații referitoare la încălcări ale legii”, care s-au produs sau sunt susceptibile să se producă în cadrul persoanelor juridice, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activității sale, precum și informații cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări.

Legea stabilește ca și modalități de raportare :

-Raportarea internă

-Raportarea externă.

Avertizorul în interes public care efectuează o raportare privind încălcări ale legii poate alege, însă, între canalul intern de raportare şi canalul extern de raportare. La alegerea canalului de raportare avertizorul în interes public poate lua în considerare aspecte precum:

a)existenţa riscului de represalii, în cazul raportării prin canalele interne;

b)imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace prin intermediul canalelor interne de raportare.

Totodată, avertizorul în interes public, poate să recurgă la divulgarea publică a informațiilor dacă:

-a raportat mai întâi intern și extern și consideră că nu au fost dispuse măsuri corepunzatoare cu respectarea termenelor legale prevăzute în acest sens

-consideră că încălcarea poate constitui un pericol imminent sau evident pentru interesul public ori există riscul producerii unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat.

În lipsa canalelor interne de raportare în cazul persoanelor juridice de drept privat cu mai puțin de 50 de angajați, avertizorul în interes public care dorește să efectueze o raportare privind încălcări ale legii va utiliza canalul extern.

Raportarea se face în scris, pe suport hârtie sau în format electronic, prin comunicare la liniile telefonice sau prin alte sisteme de mesagerie vocală, sau prin întâlnire faţă în faţă, la cererea avertizorului în interes public.

Ca și conținut raportarea cuprinde, cel puţin, următoarele: numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul unei autorităţi, instituţii publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum şi în cadrul persoanei juridice de drept privat, precum şi, după caz, probele în susţinerea raportării, data şi semnătura, după caz.

Cui revine această obligație?

Obligația de identifica sau institui canale interne de raportare și proceduri de raportare internă se aplică companiilor cu cel puțin 50 de angajați, dar și companiilor care intră în domeniile de aplicare prevăzute în Anexa 3 la Lege (domeniul bancar, de investiții, finanțare participativă, domeniul petrolier, al asigurărilor sau serviciilor de plată etc), indiferent de numărul de angajați.

Companiile care au această obligație, vor avea și obligația de a desemna o persoană, un compartiment sau un terț cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții (de exemplu: un responsabil HR, un jurist, un auditor).

Este permisă și externalizarea acestei responsabilități către terți care furnizează servicii în acest domeniu și inclusiv crearea unui sistem comun de raportare pentru companiile cu 50 până la 249 de angajați.

Persoana desemnată și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagină de internet a companiei, și dacă se aplică și prin afișare la sediu într-un loc vizibil și accesibil.

În ceea ce privește procedura de raportare internă companiile au obligația de a transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia, și de a informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente raportării, în termen de cel mult 3 luni de la dată confirmării de primire și, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfăşurarea acestora.

Cu privire la procedura de raportare externă, avertizorul în interes public va putea adresa raportările externe privind încălcările legii structurii specializate din cadrul Agenției Naționale pentru Integritate care urmează să fie înființată în termen de 45 de zile de la data intrării în vigoare a Legii 361/2022. Tot în termen de 45 de zile de la data intrării în vigoare a Legii, autoritățile și instituțiile publice cu atribuții în implementarea acesteia au obligația elaborării procedurilor interne necesare punerii în aplicare a acesteia.

Înregistrarea raportărilor și confirmare primirii acestora de către structura de specialitate din cadrul Agenției se face imediat, dar nu mai târziu de 7 zile caledaristice de la data primirii, cu excepţia cazului în care avertizorul în interes public a solicitat în mod expres altfel sau atunci când Agenţia consideră, în mod rezonabil, că o confirmare a primirii raportării ar periclita protecţia identităţii avertizorului în interes public.

Agenţia are competenţa de a solicita, colecta şi prelucra date şi informaţii cu privire la raportarea înregistrată. De asemenea, Agenţia are dreptul să solicite motivat, autorităţilor, instituţiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum şi persoanelor juridice de drept privat documentele şi informaţiile necesare soluţionării raportării, cu obligaţia păstrării confidenţialităţii. Acestea sunt obligate să răspundă solicitării Agenţiei în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la primirea solicitării.

Agenţia este obligată să informeze avertizorul în interes public, într-un termen rezonabil, care să nu depăşească 3 luni sau, în cazuri justificate, 6 luni de la primirea raportării, precum şi ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfăşurarea acestora.

Termenele stabilite în vederea implementării de către companiile vizate a canalelor interne de raportare

-pentru companiile care au între 50 și 249 de angajați , obligația de a identifica sau institui canale interne de raportare intră în vigoare la data de 17.12.2023

-pentru companiile care au peste 249 de angajați, obligația de a se alinia noilor prevederi revine începând cu data intrării în vigoare a Legii (22.12.2022), însă nu vor putea fi supuse verificărilor de conformitate înainte de data înființării structurii de specialitate din cadrul Agenției Naționale de Intergritate.