Digitalizarea relatiilor de munca! Se simplifica regulile pentru semnarea electronica a actelor de munca

În data de 22.07.2021, a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 720, Legea pentru aprobarea Ordonanței de Urgență a Guvernului nr.36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relațiilor de muncă, și pentru modificarea și completarea unor acte normative.

Legea 208/2021 modifică regulile utilizării semnăturii electronice a documentelor întocmite în relațiile de muncă, ce au fost introduse în Codul Muncii prin OUG nr. 36/2021.

Se elimină marca temporală și sigiliul astfel “(1^1) Părțile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată.

(1^2) Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.”

Legea 208/2021 prevede, de asemenea, faptul că angajatorul nu poate obliga noul angajat , ori salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă, iar părțile trebuie să utilizeze în toate aceste cazuri același tip de semnătură, respectiv semnătură olografă sau semnătură electronică.

În ceea ce privește organele de control, legea prevede că inspectorii de stat veniți în control vor fi obligați să accepte documentele electronice, fără să le mai ceară și în format tipărit și documentele vor putea fi solicitate și anterior venirii în control: “(1^8) Organele de control competențe au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătură electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătură electronică pot fi transmise în format electronic anterior efectuării controlului.”

Totodată, avem precizarea expresă în lege că dovada instruirii de securitate și sănătate în muncă va putea fi semnată și cu semnătură electronică simplă, nu doar cu cea avansată sau calificată, cum era prevăzut anterior.

De asemenea va putea fi utilizată semnătura electronica simplă nu doar cea avansată sau calificată și pentru alte documente întocmite în relațiile de muncă care nu țin de încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă. Așadar potrivit art. 16 alin. (1²) din noua reglementare părțile vor putea utiliza și semnătura electronică simplă pentru semnarea unor documente de o mai mică însemnătate, cum ar fi documentele interne (cereri concedii, formulare interne, etc.)

„Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.

Cheltuielile suportate de angajator pentru el și angajații săi pentru achiziționarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate utilizare pentru semnarea înscrisurilor/ documentelor din domeniul relațiilor de muncă sau securității și sănătății în muncă, sunt deductibile de la impozitul pe profit, conform prevederilor prezentului act normativ.